Autors: Una Ūdre, SIA CRM Consulting, Pārdošanas vadītāja. (new.crmc.lv)

Raksts veidots iedvesmojoties no Džona Kotera un Holgera Ratgēbera grāmatas „Mūsu aisbergs kūst”, Stīvena Koveja grāmatas „ Ļoti veiksmīgu cilvēku 7 paradumi”, Paul Z. Jackson,Mark McKergow grāmats „The Solutions Focus: Making Coaching and Change Simple”.

„Ķīniešu valodā rakstot vārdu krīze tiek izmantoti divi simboli. Viens no viņiem simbolizē briesmas, bet otrs – iespēju. /John F. Kennedy/

‘Spodrības dienas’ uzņēmumā

Lai veiksmīgāk uzsāktu jebkādu pielāgošanās vai pārmaiņu procesu, mūsuprāt, pirmais solis ir uzņēmuma esošos resursu apzināšanās. Ar resursiem saprotot – procesu vadības sistēmu, lēmumu pieņemšanas kārtību, darbinieku spēju izvērtējumu, informācijas apjomu un pieejamību par klientiem un potenciālajiem klientiem, konkurentiem un sadarbības partneriem, kā arī datu analīzes iespējas. Šajā posmā uzņēmumam vajadzētu konstatēt to, kādā situācijā tas šobrīd atrodas.

Lai ‘tīrīšana’ un ‘revidēšana’ notiktu visefektīvāk, aicinām piesaistīt profesionāļus. Tas tādēļ, lai kā mums negribētos to atzīt, bet paši uzņēmuma iekšienē ne vienmēr pratīsim un vēl svarīgāk, ne vienmēr gribēsim ieraudzīt reālo situāciju, kā arī ne vienmēr iedomāsimies, ka jāpaskatās un ‘jānoslauka’ arī ‘skapjaugšas’.

‘Tīrīšana’ reālā situācijā izpaužas kā uzņēmuma apstākļu analīze. Sistemātiski izejot caur visu nodaļu un procesu darbībai. Lai veidotos objektīvs spriedums ir nepieciešama diskusija. Diskusijas radīšanai veidojiet rūpīgi organizētu darba grupu, kuras sastāvs ir ļoti būtisks. Tajā jāatrodas, ne tikai vadības līmeņa darbiniekiem, bet arī neformālajiem līderiem, kuri ir augstas raudzes profesionāļi savā jomā.

Šādu darba grupu organizēšana ir ne vien lietderīga no diskusijas viedokļa, lai izzinātu problēmsituācijas, bet arī ar to, ka šādas, neordināras komunikācijas laikā, jau var tikt atrisinātas būtiskas nepilnības – sniegti gatavi risinājumi. *Ieteikums – vadot darba grupu, par pamatu un ‘filtru’ problēmsituāciju analizēšanai izmantojiet uzņēmuma izvirzītās pamatvērtības. Visbiežāk tās ir: klienti, darbinieki, profesionalitāte, kvalitāte.

Fokusēties uz panākumiem

Kad uzņēmumā viss ir ‘tīrs’ un ‘kārtīgs’ un ir skaidrs, kādā situācijā atrodas un ar ko var rēķināties uzņēmums – pievēršamies otrajam solim. Apzināti meklēt nevis problēmas un procesus, kas nestrādā, bet gan tieši pretēji identificēt ‘to’, kas Jūsu uzņēmumā strādā lieliski. Vēlreiz pārliecinieties par to, kas ir Jūsu uzņēmuma ‘stiprās puses’ un atzīmējiet tās savās piezīmēs. Jūs vēlāk sapratīsiet, kurā brīdi, šis solis Jums kļūs par neatsveramu un efektīvu vadības instrumentu.

Pareizā pārmaiņu virziena izvēle

Ir skaidrs, ka pirmajā posmā – ‘tīrot ’ un apzinot situāciju – atklājās arī nepilnības un vājās vietas. Situācijas var būt dažādas. Nolupusi ēkas fasāde, pilošs virtuves krāns un čīkstošas plauktiņa durvis, utt. Biznesa valodā pārtulkojot – nepilnīgas datu analīzes iespējas, nolaista attiecību vadība ar klientiem, pārdošanas procesu neefektivitāte, informācijas sadrumstalotība, mārketinga akciju efektivitātes novērtējuma trūkums, utt.

„Ne viss ko tu apzinies ir maināms. Bet nekas nav maināms, pirms tas nav apzināts.” /James Baldwin/

Trešais solis ir prioritāri sakārtot šīs nepilnības, pēc to nozīmības. Svarīgi saprast, kādi uzlabojumi un kur – ir jāveic vispirms. Vispiemērotākais veids kā to noskaidrot – ļaut to darīt jaunizveidotajai darba grupai.

Kad panākta vienota izpratne par nepilnībām uzņēmumā un ir skaidrs, kādi uzlabojumi būtu visnepieciešamākie – ceturtajā solī var sākt veidot izmaiņu plānu. Veidojot plānu pieņemiet, ka tas ir iepirkumu saraksts, ar kuru dosieties uz būvmateriālu veikalu, lai iegādātos atbilstošākos un piemērotākos instrumentus – risinājumus remonta – uzlabojumu veikšanai.

Šāds plāns sevī ietver: problēmsituācijas aprakstu, skaidri definētu mērķi, kādam jābūt uzlabojumam – rezultātam un iespējamo risinājumu uzskaite ar, kuriem var sasniegt šo mērķi.

Atskatoties uz paveikto, rodas priekšstats par turpmāko iespējamo scenāriju. Piemeklējiet sev visatbilstošāko:

1. Situācija. Nepilnības ir identificētas un darba grupas piedāvātie risinājumi, tās pilnībā novērš. Turpmākās darbības. Paredzamas minimālas pārmaiņas un uzsākts pielāgošanās process, kuru ieviešot, tas skar salīdzinoši mazu daļu darbinieku, tādēļ pielāgošanās notiek ātri.

2. Situācija. Nepilnības ir identificētas un darba grupas piedāvātie risinājumi ir atbilstoši, lai šīs nepilnības novērstu, bet ir nepieciešami ārpakalpojumi. Turpmākās darbības. Paredzamas nopietnas izmaiņas un ilgstošs pielāgošanās process. Jāuzsāk darbs pie sadarbības partneru izvēles kritēriju noteikšanas.

3. Situācija. Nepilnības ir identificētas, bet darba grupa nespēj rast piemērotus risinājumus, lai novērstu nepilnības. Turpmākās darbības. Atkārtojas 2. situācijā aprakstītās darbības. Piesaistot ārpakalpojumus, kopīgi tiek lemts par iespējamiem risinājumiem un tiek uzsākts darbs pie pārmaiņu ieviešanas.

4. Situācija. Nepilnības netiek identificētas. Turpmākās darbības. Izejiet no kaimiņa mājas, atgriezieties atpakaļ pats savā ēkā un vēlreiz sāciet ar pirmo soli.

Kad ceturtais solis sperts, uz mirkli jāapstājas. Ja Jūsu uzņēmuma situācija ir atbilstoša tai, kas aprakstīta 1. scenārijā, tad šobrīd Jūs drīkstat tālāk nelasīt un ķerties pie pārmaiņām un pielāgoties, lai sasniegtu jaunos uzvaras nesošos mērķus.

Tie, kuru pārmaiņu ceļš ir tikko sācies un rādās, ka būs mazliet garāks, panāciet maliņā un iedarbiniet savu fantāziju.

Kabatas formāta Puzzle uzņēmējam

Piektais solis. Kopīgi radīsim iztēlē gleznu, kura simbolizēs Jūsu uzņēmumu. Izvirzīsim četras galvenos komponentus: Rāmis. Fons. Centrs. Stūri.

Sāksim ar rāmi. Izvēlieties pašu skaistāko. Ļaujiet tam ieņemt ārējā tēla lomu Jūsu uzņēmumā. Iztēlojieties, kā Jūs vēlētos, lai Jūs redz Jūsu klients. Radiet apziņā rāmi un nostipriniet.

Fons. No vizuālās mākslas pamatiem zināms, ka gleznošana sākas ar fonu. Tas ir ļoti būtisks, jo ir vienojošs elements, tomēr pats par sevi neko par gleznu kopumā vēl neliecina. Izvēloties fonu Jums tas jāpiemeklē tāds, kas vislabāk atbilst Jūsu uzņēmuma darbības sfērai, piedāvātajiem produktiem un pakalpojumiem.

Centrs. Cītīgos aicinām izvilkt piezīmes, kurās iepriekš piefiksējāt sava uzņēmuma ‘stiprās puses’. Ar spēcīgiem otas triepieniem pašā gleznas vidū attēlojiet šīs stiprās puses, lai tās ieņem dominējošo lomu un no šī brīža paturiet prāta – tas, kas attēlots gleznas centrā ir jūsu uzņēmuma panākumu pamats.

Stūri. Visi četri kopā ir līdzvērtīgi attēlotajam centrā, jo tieši tie ir centru veidojošie, veicinošie un pastiprinošie elementi – Jūsu uzņēmuma resursi: Darbinieki. Informācija. Vadības procesi. Datu analīze.

Fantāzijā, zīmējot pēdējo – stūrus – piedomājiet pie tā, kurā no stūriem ir jāzīmē piņķerīgas detaļas, kur parādās neskaidras līnijas un pleķaini otas nospiedumi.

Šīs ir tās vietas, kurās nepieciešami uzlabojumi. Bet atcerieties! Jums taču jau ir rīcības plāns ar detalizētiem nepilnību aprakstiem un arī skaidriem risinājumiem, kuri gala rezultātu padarīs par tieši tādu gleznu, kādu jūs vēlaties redzēt.

Sestais solis. Dariet to tagad! Apskaties nākotnes pilnīgo gleznu. Nolieciet to savas ēkas pašā redzamākajā vietā. Tā, lai to redz visi nama iemītnieki. Uzņemiet digitālas fotogrāfijas un izdaliet viesim, kas ir saistīt ar gleznā redzamo. Un jautājiet! Ko katrs no viņiem redz gleznā un pārliecinieties, ka viņiem šī glezna liekas tīkama un viņi pilnībā saprot tajā attēloto. Stāstiet par to! Akcentējiet centrā redzamos elementus. Norādiet konkrēta iemītnieka vietu gleznā un uzsveriet katras detaļas nepieciešamību un nozīmību.

*Ieteikums – tiem iemītniekiem, kuri iebilst, kuriem nav skaidrs un glezna šķiet pat atbaidoša, un uzstāj uz tās aizvākšanu – izveidojiet gleznas miniatūru puzzles paraugu. Sajauciet to un ļaujiet viņiem pašiem salikt. Dodiet iespēju darbiniekiem iesaistīties pārmaiņu procesā.

„Prāts, kas reiz ir iepazinis jaunu pieredzi, nekad nespēs atgriezties atpakaļ tā vecajās dimensijās”. /Oliver Wendell Holmes/

Ilgais ceļš pārmaiņās

Iepirkšanās nogurdina, it sevišķi, ja dažiem no biedriem tomēr tā īsti vēl nav skaidrs, kurp tad viņi galu galā dodas un kas īsti ir jāiegādājas. Tomēr pieņemot lēmumu par attiecīgo instrumentu iegādi turpmāko uzlabojumu veikšanai, ir jāiegūst līdzgājēju – darba grupas vienots atbalsts.

Septītais solis. Sviniet katru paveikto uzlabojumu.

Pēc piemērotāko instrumentu iegādes vai izveides – jo ne vienmēr ir nepieciešams, iegādāties kaut ko no malas – var uzsākt remontdarbus. Tad, kad tie jau rit pilnā sparā ir iespējams novērot sekojošas situācijas. Daži no ēkas iemītniekiem ir pilnībā iesaistījušies un aizrāvušies ar notiekošajiem procesiem. Tomēr ir daži, kuri vēl jo projām nepiekrīt krāsas toņa izvēlei, vai uzstāj uz to, ka nepieciešamība pēc jauna loga izbūves ir pilnīgi lieka. Pienācis laiks apkopot un parādīt ieguvumus, kuri jau ir radušies un kurus pārmaiņas vēl tikai radīs, saskaņā ar Jūsu plānu. Uzmundrinājumam gan sev, gan pārējiem izvelciet savu kabatas formāta puzzli un parādiet, cik daudzi no trūkstošajiem kauliņiem jau ir iestiprināti pareizajās vietās, kopīgi priecājoties par to, ka kopaina, jau kļūst skaidrāka.

*Ieteikums – vienmēr pastāv iespēja pielāgot pārmaiņas – veikt nelielas izmaiņas pārmaiņu procesā. Uzklausiet ieteikumus! Tos var atsevišķi pietuvināt – pielaikot nākotnes gleznai un saprast vai un kur, tas iederas. Radiet ideālu gleznu – kopā.

Rīkojiet „sālsmaizi”

Kad remonta darbi ir pabeigti, paziņojiet par to visiem, lepojieties ar paveikto, sviniet paši un aiciniet ciemos! Jūsu glezna atrodas goda vietā un visiem ciemiņiem – klientiem ienākot pa Jūsu ēkas durvīm ir skaidrs, kas viņus sagaida. Izrādiet jaunās ērtības, ļaujiet iejusties un pieņemiet visvērtīgāko dāvanu – atgriešanos! Drīz, Jūsu atjaunotais nams gūs atzinību visā ielā vai pat visā kvartālā, un radīs interesi tajā iegriezties, jau aplūkojot to vien.

Pārmaiņu process ir noslēdzies. Vai tiešām? Veicot jebkuras pārmaiņas Jūs radāt apkārtējos vēlmi mainīties un spēju pielāgoties. Tiek iedarbināts iespēju rats, kurš pieprasa izmaiņas un attīstību no ikkatra ēkas iemītnieka un pašas ēkas. Iestrādnes ir gatavs un Jums ir skaidrs, kas ir Jūsu rīcībā. Metieties iekšā jaunos pārmaiņu un pielāgošanās izaicinājumos ne tikai tādēļ, ka to pieprasa apkārtējās vides apstākļi, bet tādēļ, ka Jūs zināt, kas Jūs esat, kādi gribat būt, kādus Jūs redz citi un zināt arī to, ka pārmaiņas ir iespējamas vadīt kā Jūsu ēkas iemītnieku kopīgu piedzīvojumu.

„Panākumu mēraukla nav tas vai Tev ir jātiek galā ar samilzušu problēmu, bet gan tas vai tā nav tā pati problēma, kas Tev bija jau pagājušajā gadā.” /John Foster Dulles/